Dlaczego potrzebujesz systemu zarządzania magazynem

Wiele lat po opublikowaniu artykułu Marca Andreesena – Dlaczego oprogramowanie zjada świat? linie kodu wciąż unowocześniają branże, generują strumienie przychodów i całkowicie eliminują potrzebę operacji fizycznych.

Jednak to, co z łatwością przyjęliśmy w codziennym życiu, nie zawsze jest aktywnie propagowane w biznesie. W jednym z naszych projektów zaobserwowaliśmy magazyn obsługujący sprzedaż o wartości 40 mln EUR, który nadal korzysta z list kompletacyjnych drukowanych na papierze.

Dlaczego doświadczenie osób prowadzących tę operację jako konsumentów nie wpływa na ich oczekiwania i projekty B2B?

Dlaczego nie zwracają się do kierownictwa firmy o inwestycję w system zarządzania magazynem? Czy kierownictwo nie prosi ich o wdrożenie takiego rozwiązania?

W tym artykule wyjaśnimy, dlaczego i jak działają systemy WMS.

DLACZEGO INWESTOWAĆ W SYSTEM ZARZĄDZANIA MAGAZYNEM?

Kiedy po raz pierwszy idziesz przez halę magazynową centrum realizacji e-commerce, możesz się zastanawiać, jak bardzo różni się ona od logistyki jeszcze kilka lat temu.

10-15 lat temu zamówienia klientów były pobierane raz dziennie i przetwarzane w jednej, niekończącej się fali. Bez względu na ich wagę.

Jednak logistyka to nie tylko właściwy produkt we właściwym miejscu, ale także we właściwym czasie i po właściwych kosztach.

Wiele osób na stanowiskach kierowniczych uważa, że wystarczy mieć w miarę dokładną prognozę, aby zrealizować zamówienia klientów, jednak każda prognoza to tylko pomysł, a pomysły bez realizacji są nic nie warte.

Aby skutecznie działać na poziomie magazynu, musisz wiedzieć nie tylko, co i kiedy należy zrobić. Musisz także wiedzieć, gdzie znajdują się te rzeczy i jak je stamtąd zdobyć.

Ponadto musisz wiedzieć, czym zajmuje się Twój zespół i jak skutecznie realizuje przydzielone mu zadania. Musisz wiedzieć, czy wybranie przedmiotu zajmuje 28 sekund, czy może 30 sekund.

2 SEKUND RÓŻNICY…

Im bardziej rozległa operacja, tym więcej tej wiedzy jest wymagane. To, co można łatwo znaleźć i zebrać na zapleczu sklepu lub w małym magazynie, może być niemożliwe do zlokalizowania, jeśli powierzchnia magazynu przekracza kilka tysięcy metrów kwadratowych lub kilkaset tysięcy sztuk.

Różnica 2 sekund jest niewielka przy realizacji kilkudziesięciu zamówień dziennie. Jeśli jednak trzeba wysłać 12 000 zamówień na zmianę, przekłada się to na równowartość pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy.

Oczywiście firmy działające bez Systemu Zarządzania Magazynem mogą wdrożyć wiele procesów i procedur w celu kontrolowania swojej produktywności. Zwłaszcza gdy pracują na stosunkowo wysokim poziomie skupienia – składowanie, kompletacja i wysyłka pełnych palet.

Przeróbka układu magazynu, optymalizacja ruchu wózków widłowych poprzez przeniesienie najczęściej sprzedawanych artykułów najbliżej obszaru wysyłki. Lista dobrych praktyk jest długa.

Niemniej jednak istnieją granice tego, co można osiągnąć w ten sposób. Bez wglądu w pracę magazynu w czasie rzeczywistym, bez możliwości rejestrowania czasu każdej czynności, raportowania sprzętu i wykorzystania powierzchni, każdy, nawet menadżer bezpośrednio odpowiedzialny za magazyn, prowadzi go jak czarną skrzynkę.

KIEDY INWESTOWAĆ W SYSTEM ZARZĄDZANIA MAGAZYNEM?

Małe firmy i start-upy często nie mają działającego systemu w swoim magazynie. Właściwie nie muszą. Nawet Amazon uruchomił swój pierwszy magazyn z prostym systemem kompletacji długopisów i papieru.

Tak, w miarę rozwoju operacji nie da się poprawić dokładności i szybkości, kontynuując pracę na papierze lub w starszych systemach. Na przykład, gdy obecna architektura WMS firmy ogranicza działalność, ponieważ nie jest w stanie obsłużyć nowych żądań. To właśnie wtedy wiele firm zaczyna szukać nowego systemu zarządzania magazynem.

Potrzeba większej dokładności i szybkości może wynikać zarówno z czynników zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Pierwsze z nich to wzrost wolumenu lub zmiany wymagań klientów. Do pozostałych zaliczają się np. znaczne straty w zapasach czy niska produktywność pracowników.

Innym częstym czynnikiem jest wzrost złożoności wykonania. Gdy firma wymaga, aby system obsługiwał określone funkcje, takie jak przepływ usług o wartości dodanej, przydzielanie wielu lokalizacji, identyfikowalność numerów seryjnych lub wyroby akcyzowe.

RÓŻNICA W TECHNOLOGII…

System zarządzania magazynem jest częścią ogólnej architektury systemów firmy. Dlatego nie jest niczym niezwykłym, że firmy rozważają przegląd WMS, gdy nadchodzą poważne zmiany w systemach IT. Na przykład przy wdrażaniu nowego systemu ERP. Kierownictwo firmy może preferować aktualizację WMS, jeśli połączenie z obecnym jest zbyt skomplikowane.

Ponieważ firmy poszukują większej elastyczności w swojej logistyce, wielu dostawców WMS oferuje obecnie rozwiązania SaaS i architektury modułowe. Wszystko po to, aby ich systemy mogły łatwo dostosować się do wymagań klientów. Czasami wiąże się to także ze zmianą lub wdrożeniem WMS-a, gdyż obecnie jest to o wiele prostsze niż wcześniej.

Jest wiele sytuacji, w których firma może szukać systemu zarządzania magazynem. Wymieniliśmy niektóre z nich, z którymi zetknęliśmy się w ramach naszych projektów.

Najczęściej to wzrost wolumenów napędza poszukiwanie bardziej efektywnego wykorzystania zasobów, a wzrost oczekiwań klientów wymaga lepszej kontroli zapasów i procesów.

Ostatecznie to od nas* –* specjalistów ds. logistyki zależy, czy zdążymy odczytać znaki. Musimy rozpocząć projekt, zanim osiągnięte zostanie wąskie gardło. Tak naprawdę wdrożenie Systemu Zarządzania Magazynem nie jest procesem szybkim. Ponieważ większość wdrożeń trwa od kilku miesięcy do roku, ważne jest, aby uwzględnić takie plany na początku swojej strategii.

JAKICH FUNKCJI SZUKAĆ?

Znając wszystkie powody i sytuacje, w których konieczna może być zmiana lub wdrożenie WMS, prawdopodobnie nadal zastanawiasz się, na co zwrócić uwagę decydując się na nowy system.

Najważniejsze funkcjonalności będą oczywiście specyficzne dla Twojego biznesu. Niemniej jednak istnieje 6 głównych obszarów, które należy rozważyć przed przejściem do kolejnego etapu – wyboru systemu zarządzania magazynem.

Pozwól nam Cię przez nie przeprowadzić. Zobaczysz, dlaczego rozsądnie (czasami nawet z punktu widzenia biznesowego) jest wiedzieć, czego naprawdę szukasz.

DANE PODSTAWOWE I INTERFEJSY

Zarządzanie danymi głównymi i możliwości interfejsów zwykle nie są najlepiej zbadaną częścią żadnego systemu. System zarządzania magazynem nie jest wyjątkiem. Stanowią jednak kamień węgielny, bez którego wiele rzeczy, w tym procesy o znaczeniu krytycznym dla biznesu, nie tylko może, ale z pewnością zakończy się niepowodzeniem.

Wyobraźmy sobie projekt, w którym wdrożono uzupełnienie braków. Jednakże system WMS nie otrzymał prawidłowych danych o rozmiarze elementu. Mimo że faktycznie był dostępny w ERP. Wystąpiła rozbieżność w jednostce miary, a WMS nie miał algorytmu ponownego sprawdzania danych.

Kiedy proces został uruchomiony, zespół magazynowy nie był w stanie zmieścić się w bazowych lokalizacjach. Zniesione skrzynie były większe niż lokalizacje bazowe. Nowy system nieprawidłowo obliczył wielkość uzupełnianych artykułów. Kiedy palety były ponownie układane, skrzynie utknęły w korytarzach.

Niewyobrażalny? A jednak zdarzyło się to naprawdę w dużym sklepie z artykułami luksusowymi. Ucz się na błędach innych i zawsze dokładnie sprawdzaj, jakiego rodzaju informacje posiadasz i jakich potrzebujesz.

MAPA MAGAZYNU I ZARZĄDZANIE PRZESTRZEŃ

Efektywne zarządzanie przestrzenią magazynową może przynieść korzyści kosztowe, pomagając w zbudowaniu uzasadnienia biznesowego wdrożenia systemu zarządzania magazynem. Najnowszy WMS może zasugerować najbardziej efektywną strategię alokacji zapasów i zapewnić szybki dostęp do najlepszych SKU.

Planista powinien jednak kontrolować optymalizację lokalizacji zapasów. Większość WMS-ów pracuje na danych historycznych i dlatego nie jest w stanie samodzielnie uwzględniać promocji, kampanii ani innych czynników zewnętrznych, które mogłyby wpłynąć na określone zmiany popytu. Zaobserwowaliśmy, że nowy system WMS, skutecznie stosowany, zmniejsza cykl kompletacji w magazynie o połowę dzięki bardziej wydajnemu mapowaniu lokalizacji i wymiarowaniu.

Jeśli chodzi o jakość, system WMS może zapewnić, że produkty są zawsze przechowywane w odpowiednich miejscach, z dala od możliwych zanieczyszczeń (np. artykułów spożywczych) lub tam, gdzie są większe zabezpieczenia (np. ochrona przeciwpożarowa w przypadku przedmiotów łatwopalnych lub obwałowanie chemikaliów). Można ustawić system tak, aby wymuszał 100% przestrzeganie przepisów, zapewniając zgodność z prawem i identyfikowalność.

OPTYMALIZACJA PROCESU PIKOWANIA I PAKOWANIA

Nawet przy najlepszym rozplanowaniu magazynu i doskonale zagospodarowanej przestrzeni kompletacja i pakowanie może zająć nawet do 45% całkowitego czasu pracy. Jest to najbardziej pracochłonny proces w wielu centrach realizacji i dystrybucji.

Dlatego System Zarządzania Magazynem, którego szukasz, powinien optymalizować te ruchy. Niezależnie od tego, czy będzie to pobieranie palet połączone z odkładaniem palet, czy też możliwość zmiany strategii kompletacji (klastrowa, wsadowa lub inna). To po prostu musi się dziać w locie.

W przeciwnym razie możesz zakończyć się procesem, który widzieliśmy w wielu magazynach. Na przykład duży specjalistyczny sprzedawca detaliczny (3 magazyny, ponad 1000 sklepów i handel elektroniczny) realizował zamówienia B2C, stosując podejście „od kompletacji do towaru”.

Nie jest to najnowocześniejszy proces, ale bez inwestycji w automatyzację, niezłe podejście. Chyba, że nie masz możliwości grupowania zamówień pojedynczych i jesteś zmuszony zbierać je osobno, bo WMS został stworzony tylko i wyłącznie do zamówień sklepowych.

Pamiętaj, że optymalizacja musi być specyficzna dla procesu biznesowego. Możesz potrzebować różnych operacji dla różnych kanałów sprzedaży.

RAPORTOWANIE PRODUKTYWNOŚCI I JAKOŚCI

Możliwość raportowania (w czasie rzeczywistym) produktywności, a także jakości pracy każdego członka zespołu magazynowego to kolejna często poszukiwana funkcjonalność WMS. Zwłaszcza, gdy operacja staje się dość skomplikowana, jak w przypadku wielu współczesnych firm e-commerce.

Kiedy nie musieliśmy zajmować się wieloma rodzajami kompletacji – kompletacją sztuk, skrzynek, palet i różnymi ścieżkami procesu – pojedynczy artykuł, wiele artykułów, wirtualne pakowanie zamówień paczek, nadal rozsądne było stosowanie standardu wydajności obliczanego okresowo.

Jednak gdy proces się rozwidla i trzeba skutecznie zarządzać, powiedzmy, 1200 współpracownikami na jednej zmianie, funkcje zarządzania pracą stają się najważniejsze.

W tej skali nawet 15-minutowy brak widoczności wydajności może prowadzić do strat w produkcji w postaci osobodni. W centrum realizacji czas dosłownie oznacza pieniądze. I co możesz z tym zrobić?

Alternatywnie, zamiast inwestować w system zarządzania magazynem z silnymi opcjami zarządzania pracą, możesz całkowicie zmienić swoją strategię. Firmy, które bardzo ujednolicają swoje procesy lub inwestują w automatyzację towarów do kompletacji, mogą mieć inne wymagania.

KONTROLA ZAPASU

Dokładność inwentaryzacji magazynu jest dobra nie tylko dla księgowości. Dokładna wiedza o tym, co jest w magazynie, gwarantuje pełną realizację zamówień klientów, ponieważ osoba kompletująca zawsze może znaleźć zapasy tam, gdzie się tego spodziewają. System WMS zapewnia dokładność zapasów, śledząc towary podczas ich podróży w magazynie i weryfikując zgodność fizyczną/systemową poprzez kontrolę zapasów.

Funkcjonalność „inwentaryzacji” WMS obejmuje weryfikację dokładności procesów kompletacji i odkładania. Jako minimum, system WMS powinien umożliwiać użytkownikowi w dowolnym momencie fizyczne przeliczenie lokalizacji i zgłoszenie wszelkich rozbieżności. Niektóre systemy automatycznie generują nawet zadania liczenia. Korzystanie z poziomów zapełnienia (np. lokalizacja jest pusta lub ma mniej niż określony procent zapasów) lub regularne interwały dla danej lokalizacji zliczania (inwentaryzacja wieczysta).

Musisz dokładnie rozważyć, jak system będzie działał i czy inwentaryzacja będzie czymś, co będziesz chciał przeprowadzić w tym samym czasie, co normalna praca, czy nie. Głównym ryzykiem związanym z funkcją inwentaryzacji jest sposób zarządzania wyjątkami.

Większość systemów zarządzania magazynem blokuje lokalizacje w przypadku wystąpienia rozbieżności. Następnie pozostaje zablokowany do czasu ponownego przeliczenia przez pracownika magazynu.

Możesz także sprawdzić stan zapasów podczas kompletacji. Best WMS umożliwi taki proces w terminie, który nie wpłynie na Twoją produktywność.

Chcielibyśmy jednak przekazać pewną przestrogę. Duży producent towarów FMCG niemalże wstrzymał kompletację, zbyt pochopnie wdrażając system, w którym osoby kompletujące musiały potwierdzać ilość zapasów pozostałych na miejscu po każdym pobraniu. Lokalizacje zablokowane do ponownego przeliczenia szybko się piętrzyły, gdy zbieracze spieszyli się z liczeniem, aby osiągnąć cele w zakresie produktywności!

AUTOMATYKA

Jako inwestycja strategiczna, sposób patrzenia na System Zarządzania Magazynem nie powinien uwzględniać współczesnych procesów biznesowych. To właśnie łańcuch dostaw za 10 lat będziecie przygotowywać do wsparcia dzisiejszą inwestycją i, według wszelkich informacji, ten łańcuch dostaw będzie obejmował robotykę i inne technologie automatyzacji.

Dziś mamy już duży stopień automatyzacji w naszych magazynach. Nawet najbardziej podstawowa implementacja WMS będzie wymagała automatyzacji niskiego poziomu za pomocą skanerów i drukarek. Najnowocześniejsze zautomatyzowane magazyny będą wyposażone w systemy przechowywania i wyszukiwania (AS/RS), roboty do kompletacji i pakowania, zautomatyzowane systemy rozładunku kontenerów, AGV i przenośniki przemieszczające towary po magazynie, a nawet drony wykonujące liczenie cykli.

Te i jeszcze bardziej ekscytujące technologie, które pojawią się w przyszłości, będą postrzegane jako dzisiejsze skanery, dlatego będziesz chciał, aby Twój WMS się z nimi integrował.

Niektóre systemy WMS oferują bezpośrednią integrację z technologiami automatyzacji, takimi jak rozwiązania głosowe lub rozwiązania AR, ale wiele z nich nie umożliwia bezpośredniej integracji z bardziej złożonymi rozwiązaniami, takimi jak systemy AS/RS lub przenośniki, które zwykle wymagają systemu sterowania magazynem (WCS) jako oprogramowania pośredniczącego. Ważną rzeczą do rozważenia przy wyborze systemu WMS jest elastyczność integracji z systemami WCS różnych dostawców, niezależnie od tego, czy już go posiadasz, czy dopiero myślisz o jego wdrożeniu w przyszłości.

KOLEJNE KROKI (W ZNANE)

Dziś każda odnosząca sukcesy firma jest w pewnym sensie firmą zajmującą się oprogramowaniem. Nawet jeśli jej podstawowa działalność wymaga operacji fizycznych, takich jak pozyskiwanie, produkcja, przechowywanie, dystrybucja i wysyłka produktów na cały świat.

Firmy odnoszące sukcesy mają strategię dotyczącą oprogramowania. Nie zawsze sami tworzą oprogramowanie. Jednak ich kierownictwo wie, że oprogramowanie może zastąpić lub znacznie rozszerzyć operacje fizyczne.

Naszym zdaniem operacje magazynowe generują coraz więcej danych, co stwarza możliwości optymalizacji, zwłaszcza ze względu na ich powtarzalność, skalę i złożoność.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy to odpowiedni moment na zmianę sposobu działania Twojego magazynu, skontaktuj się z nami. Chętnie dzielimy się doświadczeniami i pomagamy.