Czwarty kwartał w logistyce zaczyna się w sierpniu, nie w listopadzie

W tym odcinku Rozmów Logistyków Piotr Skobało mówi o tym, jak przygotować magazyn do czwartego kwartału, zanim zrobi się na to za późno. Porządkuje przygotowania nie według ważności, lecz według czasu wyprzedzenia — bo w sierpniu to jedyne kryterium, które ma praktyczne znaczenie.

GOTOWOŚĆ PRACOWNIKA TO NIE TO SAMO CO ZATRUDNIENIE

Nowy pracownik kompletacji nie wchodzi do procesu ze 100% wydajności od pierwszego dnia. Skobało opisuje własny model dochodzenia do wydajności: 50% w pierwszych dwóch tygodniach, 75% w kolejnych dwóch, pełna wydajność dopiero potem. Bez takiego przelicznika liczba potrzebnych osób tymczasowych wychodzi zaniżona — a dyskusja z kontrolingiem o to, „dlaczego potrzebujesz 50 osób tymczasowych, skoro szkolicie je w godzinę”, kończy się źle dla planowania obsady.

TWARDE DEKLARACJE WOLUMENU DLA PRZEWOŹNIKÓW

Nawet u wiodących przewoźników drobnicowych i FTL-owych towar czeka, jeśli deklaracja wolumenu nie padła wcześniej na piśmie, z rozbiciem tygodniowym — auta, tak jak magazyn, „nie są z gumy”. Warto też mieć zabezpieczenie na wypadek, gdyby główny przewoźnik zawiódł: podpisaną umowę ramową z agencją zapasową, nie tylko wstępne rozmowy — bo dział prawny bywa wąskim gardłem samym w sobie, z tygodniami oczekiwania na opinię umowy.

RESLOTTING, DOPÓKI JESZCZE MOŻNA

Struktura ABC z lipca nie odpowiada strukturze z listopada, więc to ostatni moment, żeby dowiedzieć się o planowanych akcjach sprzedażowych i zmianach w grupach towarowych, i przenieść najszybciej rotujące indeksy jak najbliżej stref wydań — do tzw. złotej strefy. Przemieszczanie odpowiada zwykle za 40–60% czasu kompletacji, więc to jeden z niewielu elementów, które da się ograniczyć bez inwestycji i bez dokładania ludzi.

WĄSKIE GARDŁO CZĘŚCIEJ W PAKOWANIU NIŻ W KOMPLETACJI

Uwaga zwykle skupia się na kompletacji, bo to tam pracują dziesiątki czy setki osób, ale strefy pakowania i wydań bywają fizycznie mniejsze — bo tam „zaoszczędzono” miejsce, żeby dostawić więcej regałów — i to one zwykle zatykają się pierwsze przy podwojonym wolumenie.

PROGNOZA SPRZEDAŻY NA PIŚMIE, NIE Z KORYTARZA

Prognoza z działu handlowego przychodzi zawsze za późno i zawsze jest optymistyczna — to nie kwestia złej woli sprzedaży, tylko braku formalnego trybu. Ustna deklaracja usłyszana „na korytarzu” nie daje podstawy do planowania obsady; dopiero pisemna prognoza, rozbita na tygodnie i z terminem odpowiedzi, pozwala później rozliczyć się z zarządem, jeśli rzeczywisty wolumen okaże się o 30–40% wyższy od zakładanego.

URLOPY KLUCZOWYCH LUDZI I STYCZNIOWE ZWROTY

Kierownik zmiany czy administrator WMS na urlopie na przełomie października i listopada to ryzyko, które warto wyeliminować z wyprzedzeniem — Skobało wspomina nawet praktykę płacenia bonusów kluczowym ludziom za to, żeby nie brali urlopu w szczycie sezonu. Równie łatwo zapomina się o styczniowej fali zwrotów, która w e-commerce bywa drugim szczytem sezonu, a rzadko ma zaplanowaną obsadę, bo w budżecie „styczeń to już nie sprzedajemy, więc tniemy”.

CZTERY PYTANIA KONTROLNE NA KONIEC

Odcinek zamyka checklistą czterech pytań: jaki wolumen zakładasz i skąd bierze się ta liczba — jeśli odpowiedź brzmi „mniej więcej jak w zeszłym roku”, to nie masz prognozy, tylko nadzieję; jaka jest twoja realna, powtarzalna przepustowość dzienna przy obecnej obsadzie, nie rekordowa z jednego dnia; gdzie pęknie pierwsze wąskie gardło, jeśli szczyt będzie o 30–40% wyższy od prognozy; i kto formalnie podejmuje decyzję o dodatkowej zmianie albo dotrudnieniu, żeby nie zależała od przypadkowej osoby trzeciej.