Jak obniżyć koszty transportu bez zmiany strategii firmy

W tym odcinku Rozmów Logistyków Piotr Skobało i Adam Sobolewski, kontynuując cykl o kosztach logistyki, rozmawiają o organizacji transportu. Omawiają realne rozwiązania z własnego doświadczenia, wykraczające poza samą negocjację stawek z przewoźnikami.

WYPEŁNIENIE AUT: KAŻDY PROCENT KOSZTUJE REALNE PIENIĄDZE

Zwiększenie wypełnienia środków transportu z 70% do niemal 80% w jednej z branż AGD dało oszczędności liczone w milionach — bo lepsze upakowanie palety czy kontenera bezpośrednio przekłada się na liczbę potrzebnych samochodów. Uwaga na granicę opłacalności: przy niskich stawkach frachtu (np. z Azji za ok. 1200-1300 USD za kontener) czasochłonne "upychanie jak Tetris" się nie opłaca, ale przy wysokich stawkach (8 000-15 000 USD) zwiększenie wypełnienia z 94% do 99,5% oznacza, że co dwudziesty kontener wychodzi praktycznie za darmo — opłacalność tej optymalizacji zależy więc od aktualnej ceny frachtu, nie jest stała.

KONSOLIDACJA PRZEWOŹNIKÓW ZAMIAST ROZPROSZENIA

Praca z 30-kilkoma przewoźnikami dla tego samego prostego, powtarzalnego transportu (pełnopojazdowego, krótkich tras) rozmywa wolumen tak bardzo, że żaden z partnerów nie traktuje priorytetowo, a różne struktury cenników utrudniają w ogóle porównanie ofert. Konsolidacja z 40 do 20 przewoźników w jednym z projektów dała lepsze stawki, mniej administracji i lepszą obsługę — bo większy wolumen u mniejszej liczby partnerów opłaca się dedykować obsługę klienta po stronie przewoźnika. To nie zawsze jednak najlepsza droga: praca bezpośrednio z wieloma małymi przewoźnikami, z pominięciem spedycji, też bywa efektywna — zależy od konkretnej sytuacji.

PROCES PRZETARGOWY: RFI, PRZEJRZYSTOŚĆ, LICZBA PARTNERÓW

Dobrze skonstruowany proces pozyskania transportu zaczyna się od zapytania niewiążącego prawnie (skonsultowanego z prawnikiem, by wolumeny pokazane w przetargu nie stały się zobowiązaniem), potem RFI (co przewoźnik potrafi zrealizować) i RFQ (konkretne stawki, często w macierzy waga/odległość lub objętość/odległość). Liczba wybranych partnerów docelowych ma znaczenie strategiczne — trzech-czterech kluczowych przewoźników daje większą siłę przetargową niż rozproszenie na dziesięciu-dwunastu.

BROKERZY I NARZĘDZIA DO ZARZĄDZANIA TRANSPORTEM

Dla dużych flot pełnopojazdowych istnieją zaawansowane systemy TMS (np. polski Cargonet, Transporeon); dla przesyłek kurierskich integratory jak Baselinker czy Global Courier konsolidują wielu przewoźników pod jednym interfejsem — szczególnie wartościowe dla mniejszych firm bez własnych zasobów analitycznych. Broker nie tylko agreguje wolumen z innymi klientami dla lepszych stawek, ale też dostarcza narzędzia do śledzenia przesyłek i zarządzania zwrotami.

FREIGHT AUDIT: KTO SPRAWDZA, CZY KURIER FAKTUROWAŁ POPRAWNIE

Usługi typu freight audit (np. Innoship, Fairy) weryfikują, czy przewoźnik prawidłowo rozliczył wysłane paczki — istotne zwłaszcza przy cross border, gdzie stawki różnicowane są regionalnie i nawet kurierzy się mylą (nie zawsze na swoją korzyść). Część takich firm działa w modelu success fee — pobierają wynagrodzenie tylko z wygenerowanej oszczędności, co czyni tę usługę praktycznie bezryzykowną dla klienta. Ręczne porównywanie cenników wielu europejskich kurierów jest na tyle złożone, że korzystanie ze specjalistów w tej wąskiej dziedzinie bywa bardziej efektywne niż budowanie własnych kompetencji analitycznych od zera.

TRASY POWROTNE I PLANOWANIE Z WYPRZEDZENIEM

Firmy dystrybucyjne zwykle optymalizują wypełnienie tylko w jedną stronę (do klienta, osiągając 95-98%), ignorując trasę powrotną, która często wraca praktycznie pustym samochodem — całkowite wypełnienie w obie strony spada wtedy do ok. 60%. Rozwiązaniem bywa zaplanowanie odbioru kolejnej dostawy w drodze powrotnej (kabotaż między fabrykami i magazynami regionalnymi). Warunkiem powodzenia jest planowanie z wyprzedzeniem — zlecenie "100 traków do Francji w przyszłym tygodniu, rozpisane na dni" daje przewoźnikowi dużo większą szansę na optymalizację niż codzienne zlecenia ad hoc.