5 elementów umowy transportowej, które kosztują więcej niż stawka za kilometr

W tym odcinku Rozmów Logistyków Piotr Skobało i Adam Sobolewski rozmawiają o tym, co zawrzeć w umowie na transport. Omawiają zapisy, które muszą znaleźć się w kontraktach FTL — od stawek i indeksacji, przez obowiązki przewoźnika, po KPI, kary i ubezpieczenie.

CENA BAZOWA TO NIE CAŁY RACHUNEK

Cena za kilometr, fracht czy stawka za paletę to tylko punkt wyjścia. Prawdziwy koszt dopisują dopłaty: za oczekiwanie na załadunek powyżej ustalonego czasu, za dodatkowe punkty załadunku i rozładunku, za mycie naczepy, za ADR czy przejazdy promowe. Jeśli umowa nie precyzuje tych pozycji, poznacie je dopiero na fakturze. Warto też zapisać zasady indeksacji ceny bazowej — czym i jak często jest waloryzowana — żeby negocjacje stawek odbywały się w przewidywalnych, zaplanowanych terminach, a nie na telefon przewoźnika raz na kwartał.

OBOWIĄZKI PRZEWOŹNIKA CZĘSTO SIEDZĄ POZA UMOWĄ

W umowach LTL i kurierskich kluczowe zasady bywają wyjęte do "ogólnych warunków świadczenia usług" — dokumentu, który dostawca może zmieniać jednostronnie. Warto przeczytać go zawczasu: kwalifikacje kierowców, wyposażenie pojazdów, zasady BHP (jeden z klientów retailowych karał dostawcę za brak kamizelki czy butów ochronnych u kierowcy), zasady komunikacji przy awarii czy procedury podzlecania. Ten sam standard, który obowiązuje was jako dostawcę wobec klienta, warto przełożyć na własnych podwykonawców — w Europie z podwykonawców korzystają praktycznie wszyscy.

BEZPIECZEŃSTWO ŁADUNKU TRZEBA ZAPISAĆ, NIE ZAŁOŻYĆ

Zabezpieczenie ładunku wg normy EN 12195, śledzenie GPS, tunele transportowe z alarmem przy zjeździe z trasy, ciągły zapis temperatury przy transporcie kontrolowanym — żadne z tych wymagań nie obowiązuje automatycznie. Jeśli towar tego wymaga (farmaceutyki, produkty głęboko mrożone, ładunki wysokiej wartości), musi się to znaleźć w umowie lub w załączniku SOP, bo inaczej trudno to później wyegzekwować. Dobra praktyka: opisać własny biznes i wymagania jako osobny załącznik operacyjny, nie zaszywać wszystkiego w treści głównej umowy.

KPI, SLA I ZASADA BONUS-MALUS

Terminowość trzeba zdefiniować liczbowo (np. 95%) i określić okres pomiaru — najczęściej miesięczny. To, co niezapisane, nie obowiązuje. Sprawdzony mechanizm to bonus-malus: przewoźnik dostaje dopłatę do frachtu za wynik lepszy niż uzgodniony KPI i rabat za wynik gorszy. To sprawiedliwszy system niż same kary — motywuje do jakości, zamiast tylko karać za jej brak.

UBEZPIECZENIE DOPASOWANE DO ŁADUNKU

Przewoźnik musi mieć polisę OCP, ale jej suma ubezpieczenia powinna odpowiadać wartości przewożonego towaru — przy ładunkach niestandardowych warto dokupić ubezpieczenie cargo na konkretny transport. Zapiszcie też procedurę zgłaszania szkód: kanał, dokumenty, czas odpowiedzi przewoźnika. Logistyka to zwykle 2-8% obrotu firmy handlowej, ale koszt sprzedanych towarów (COGS) to nawet 40-80% rachunku zysków i strat — parę procent zaoszczędzone na stawce za kilometr nic nie znaczy wobec utraconego ładunku, którego umowa nie chroniła.